Alvotech
»Impero hob sich von der Masse ab und erfüllte alle Anforderungen.«
- Mehr als 800 Mitarbeiter
- Niederlassungen in Island, Deutschland, Indien, Luxemburg, Malta, der Schweiz, dem Vereinigten Königreich und den USA
- 200 Kontrollen, von denen 70 monatlich stattfinden
- Alvotech kaufte Impero im Vorfeld einer Doppelnotierung an der Nasdaq-Börse in den USA und der Nasdaq First North Growth in Island
»Nach einer detaillierten Prüfung möglicher Systeme war es die einstimmige Entscheidung des Teams, dass Impero sich von der Masse abhebt und unserer Meinung nach alle Kriterien erfüllt.«
Alvotech
Mit seinem Hauptsitz in Reykjavik, Island, und Niederlassungen in Deutschland, Indien, Luxemburg, Malta, der Schweiz, dem Vereinigten Königreich und den USA ist Alvotech mit der Zielsetzung angetreten, einen neuen Standard für Biosimilars zu setzen.
Mit einem gemeinsamen Fokus auf Forschung und Entwicklung sowie Produktion will Alvotech den Zugang zu erschwinglichen Biologika für Patienten mit chronischen Krankheiten wie Krebs, rheumatoider Arthritis, Osteoporose und Augenerkrankungen verbessern.
Diese Mission zielt darauf ab, das Leben der Patienten zu verbessern und die Nachhaltigkeit der globalen Gesundheitssysteme zu steigern, indem die Kosten für lebenswichtige Behandlungsoptionen gesenkt werden.
Im Zuge der Börsennotierung des Unternehmens an der NASDAQ First North Island und am Hauptmarkt in New York wandte sich das Finanzteam von Alvotech an Impero, um seine Kontrollmanagementprozesse zu verbessern.
»Wir wollten einen besseren Überblick über den Status unserer Kontrollen haben.«
Der Direktor für interne Kontrollen und SOX-Compliance, Pétur Bjornsson, sagt, dass ein Teil des Projekts zur Verbesserung des Kontrollmanagements darin bestand, die Arbeitsabläufe aus der Start-up-Phase des Unternehmens zu ändern und auf die nächste Stufe zu bringen.
»Wir hatten kritische Kontrollen eingeführt, wollten aber einen klareren Überblick über unsere Risikokontrollmatrix (“RKM”) haben«, sagt Pétur Bjornsson.
»Wir brauchten eine effizientere Methode zur Überwachung der Kontrolldurchführung und -dokumentation, die uns dabei hilft, die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen und aufrechtzuerhalten, und wir wollten den gesamten RKM-Prozess verbessern und die Bestandsaufnahme unserer Kontrollen noch einfacher machen.«
»Von jedem Verantwortlichen wurde erwartet, dass er die Kontrollnachweise aufbewahrt, aber selbst wenn die Nachweise vorhanden waren, war es oft zeitaufwändig, sie zu finden.«
»Zu dieser Zeit waren uns Plattformen wie Impero noch nicht bekannt.«
»Es war klar, dass wir unser Kontrollmanagementsystem ausbauen mussten.«
»Zu dieser Zeit waren uns Plattformen wie Impero noch nicht bekannt. Wir verwendeten Tabellenkalkulationen und andere relativ manuelle Verfahren zur Verwaltung der Kontrollen«, erklärt Pétur.
»Als unsere externen Berater uns die Möglichkeit vorstellten, eine Kontrollmanagementlösung zu implementieren, waren wir von der Idee überzeugt und begannen mit der Suche nach einem Anbieter, der am besten zu Alvotech passte.«
»Impero hob sich von der Masse ab und erfüllte alle Anforderungen.«
Laut Pétur gehörten zu den Kriterien auf der Wunschliste von Alvotech eine benutzerfreundliche Oberfläche, alle erforderlichen Systemfunktionen, ein sachkundiges Kundensupportteam und die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems.
»Wir wollten kein System, das komplex und für unsere Mitarbeiter in der Kontrolle unzugänglich ist, da dies zu viel Zeit in Anspruch nehmen und sie möglicherweise davon abhalten könnte, es zu benutzen«, sagt Pétur.
»Nach einer detaillierten Prüfung verschiedener Systeme entschied sich das Team einstimmig für Impero, das sich von der Masse abhob und unserer Meinung nach alle Kriterien erfüllte.«
»Die Einführung von Impero dauerte nicht lange und verlief reibungslos.«
»Die Einführung von Impero dauerte nicht lange und verlief reibungslos«, erklärt Pétur.
»Wir beschlossen, unser Kontrollprogramm schrittweise zu implementieren, sodass wir dem Impero-Team die erforderlichen Informationen in einzelnen Chargen zur Verfügung stellten, die dann in das System hochgeladen wurden.«
»Während der gesamten Implementierung war das Team äußerst hilfsbereit, gab uns gute Ratschläge und erledigte die Arbeit in kürzester Zeit.«
»Wir haben endlich die Sichtbarkeit und den Überblick, die wir wollten.«
Pétur sagt, dass das System von Impero sehr einfach zu bedienen ist.
»Unsere Mitarbeiter, die an den Kontrollen beteiligt sind, haben keine Probleme und empfinden das System als sehr zugänglich. Es ist für sie einfach, die Kontrollnachweise im System per Drag & Drop anzuhängen und Kommentare hinzuzufügen, und auch die Systembenachrichtigungen sind sehr hilfreich«, sagt er.
»Da wir nun unser gesamtes RKM zusammen mit den Kontrollnachweisen an einem Ort haben, verfügen wir endlich über die Transparenz und den Überblick, den wir uns gewünscht haben.«
»Einer der Vorteile eines Systems wie Impero ist die Möglichkeit, externen Prüfern Einsicht in alles zu gewähren, zusammen mit den Prüfpfaden. Auch die interne Überwachung der Kontrollen wird dadurch einfacher.«
»Ohne Impero müssten wir die Leute nach Dokumenten und Tabellenkalkulationen suchen lassen.«
Nach der doppelten Börsennotierung am NASDAQ-Hauptmarkt in New York und bei First North in Island sieht Alvotech den zusätzlichen Nutzen von Impero.
»Aus der SOX-Perspektive wird oft gesagt, dass etwas, das nicht dokumentiert wurde, auch nicht getan wurde.«
»Impero ist in diesem Zusammenhang sehr hilfreich, da wir alles dokumentieren können und zusätzlich einen Zeitstempel, einen vollständigen Prüfpfad und Änderungsprotokolle haben«, sagt Pétur.
Nach der Börsennotierung sagt Pétur, dass Impero einen Mehrwert für die laufenden Anforderungen der Zertifizierungen bietet.
»Als wir planten, ein in den USA börsennotiertes Unternehmen zu werden und alle SOX-Anforderungen zu erfüllen, wurde es für uns noch wichtiger, den Zustand unserer Kontrollen zu verfolgen. Ohne ein System wie Impero wäre das sehr viel schwieriger zu bewerkstelligen«, sagt er.
»Ohne Impero müssten wir unsere Mitarbeiter nach Dokumenten und Tabellenkalkulationen suchen lassen. All das ist wirklich hilfreich, denn es wäre sehr zeitaufwändig, dies manuell zu tun.«
»Der Einsatz von Impero kann Zeit sparen.«
Als Pétur Impero intern einführte, erwähnte er immer, dass es sich um ein benutzerfreundliches Kontrollmanagementsystem handele, mit dem man bei richtiger Anwendung Zeit sparen könne. »Der Einsatz von Impero sollte auf lange Sicht Zeit sparen«, sagte er den Teams immer.
»Auch wenn die Mitarbeiter jedes Mal ein paar Minuten investieren müssen, um die Kontrollen zu dokumentieren, ist das auf lange Sicht von Vorteil.«
»Wir versuchen zu betonen, dass die Mitarbeiter, wenn sie die Kontrollen richtig durchführen, am Ende des Tages Zeit sparen.«
»Die Entscheidung für ein System wie Impero ist ein Selbstläufer.«
Wenn es einen Ratschlag gibt, den Pétur für Unternehmen in einer ähnlichen Situation hat, dann ist es der, dass »die Wahl eines Systems wie Impero sehr nützlich ist.«
»Es ist so viel einfacher, wenn man die Dinge von Anfang an richtig macht.«
»Sie investieren viel Geld in die Vorbereitung der Börsennotierung, warum also nicht die Gelegenheit nutzen, das Kontrollmanagement von Anfang an in Angriff zu nehmen, damit Sie die Ergebnisse früher sehen können?«
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