Stadtwerke Augsburg

»Ein TCMS, das im Fall der Fälle auch vor der Finanzverwaltung Bestand hat«

  • 350.000 Menschen werden mit Strom, Erdgas, Fernwärme und Trinkwasser versorgt.
  • Die SW Augsburg sind der drittgrößte Versorger Bayerns und Vorreiter in Sachen umweltschonender Mobilität.
  • Der SW Augsburg wollte ein TCMS aufbauen, welches fortlaufend entwicklungs- und erweiterungsfähig ist.
  • Die Lösung sollte unter anderem leicht anwendbar sein und differenzierbare Admin-Rechte besitzen, die es erlauben, unabhängig vom Anbieter zu arbeiten. Die Wahl fiel auf Impero.

»Mit Impero konnten wir mehr Kontrollen durchführen, als es uns vorher möglich war.«

Fotos: swa/Thomas Hosemann
Foto: swa/Thomas Hosemann

Stadtwerke Augsburg

Die Stadtwerke Augsburg versorgen nicht nur 350.000 Menschen mit Strom, Erdgas, Fernwärme und Trinkwasser, sie sind als drittgrößter Versorger Bayerns auch Vorreiter in Sachen umweltschonender Mobilität. Dank eines Teams, dass sich nicht nur in Fragen moderner Umwelttechniken mit den neuesten Entwicklungen beschäftigt, sondern auch auf ein innovatives Compliance-Management für seinen Steuerbereich umgesattelt hat.

Wir haben uns mit Katharina Herrmann unterhalten, Rechtsanwältin, Steuerberaterin und jetzt Teamleiterin für den Bereich Steuern bei den Stadtwerken Augsburg.

Katharina Herrmann wechselte vor circa 2 Jahren von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu den Stadtwerken und nahm einige Veränderungen in der Steuerabteilung vor.

»Wir haben sehr viele Schnittstellen und dafür benötigen wir Impero.«

Frau Herrmann, was genau ist Ihre Aufgabe bei den Stadtwerken und wie kommt Impero dort zum Einsatz?

»Ich betreue ein Steuerteam, bestehend aus mir und zwei weiteren Kollegen. Grundsätzlich bin ich für die gesamten steuerlichen Belange der Stadtwerke Augsburg zuständig. In diesem Zusammenhang arbeite ich beispielsweise sehr eng mit der Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Marketing und der Personalabteilung zusammen. Wir haben sehr viele Schnittstellen und dafür benötigen wir Impero.«

»Wir wollten uns verbessern. Das haben wir mithilfe von Impero geschafft.«

Sie sind vor zwei Jahren bei den Stadtwerken gestartet. Können Sie sich noch erinnern, wie es war, bevor Sie Impero implementierten?

»Als ich hier gestartet bin, hatten wir uns unter anderem auf die Agenda gesetzt, ein TCMS aufzubauen, das fortlaufend entwicklungs- und erweiterungsfähig ist. Wir wollten uns verbessern. Das haben wir mithilfe von Impero geschafft.«

Was hat dann dazu geführt, dass sie gesagt haben: Impero wird es?

»Das ist einfach erklärt. Ich habe zu meinen ehemaligen Kollegen Kontakt aufgenommen, die zu KPMG gewechselt sind. Es gibt eine Zusammenarbeit zwischen KPMG und Impero. Daher tauchte Impero in den Gesprächen relativ schnell auf. Wir haben uns natürlich auch verschiedene Lösungen anderer Anbieter angeschaut. Davon kamen circa fünf bis sechs in die engere Auswahl, diese haben wir dann miteinander in einer Matrix verglichen. Das Ergebnis war dann, das Impero, das ist, was zu dem passt, was wir wollen, und letztlich stimmte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis.«

Fotos: swa/Thomas Hosemann
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»Die leichte Anwendbarkeit war ein Gesichtspunkt.«

Sie sprachen von einer Art Vergleichs-Matrix. Was waren die Bewertungspunkte, die sie sich näher angeschaut haben? 

»Eine wichtige Frage, die es zu beantworten galt: Welche Administratoren-Rechte es gibt? Das war ein ganz wesentlicher Punkt. Wir wollten in der Lage sein, unabhängig vom Anbieter arbeiten zu können. Wir hatten uns gefragt, ob das Tool auch für andere Compliance-Systeme verwendbar ist und andererseits, ob es Tax-Inhalte gibt. Ob eine TCMS-Beratung möglich wäre. Wir wollten wissen, ob man Aufgaben für User selbst anlegen kann. Wir haben die Nutzerfreundlichkeit bewertet und geschaut, ob BPMN-Kenntnisse notwendig sind, und auch, ob es eine Prozessabbildung gibt. Abschließend haben wir uns noch die Kosten angeschaut. Ein weiterer Gesichtspunkt für die Arbeit mit Impero war die leichte Anwendbarkeit.«  

»Für die Revision hat das natürlich den Prüfprozess vereinfacht.«

Jetzt arbeiten Sie bereits mehr als ein Jahr mit Impero. Können sie da schon ablesen, was sich positiv verändert hat oder wo sie wachsen konnten?

»Es unterstützt positiv. Besonders aus Dokumentationszwecken heraus. Wir hatten kürzlich eine erste Prüfung durch die Revision. In diesem Zusammenhang haben wir das Tool vorgestellt. Für die Revision hat das den Prüfprozess vereinfacht, weil sie nachvollziehen konnten, dass hier veränderungssicher dokumentiert wurde. An der Stelle hat das sehr geholfen.«

Eine Revision kann für alle Beteiligten ein sehr anstrengender Termin sein. Wie war das für Sie? Konnten die Revisoren alles nachvollziehen?

»Sie konnten es nachvollziehen. Wir hatten einen gemeinsamen Termin vereinbart, um Impero vorzustellen. Das Tool hat sich für die Beteiligten relativ schnell erschlossen und alles in einer angemessenen Zeit.«

»Ein TCMS, das im Fall der Fälle auch vor der Finanzverwaltung Bestand hat.«

Welche Veränderungen hat das Tool für Sie gebracht? Erleichtert Ihnen das Tool die Arbeit? Hilft es Ihnen Schritt zu halten, wenn neue Regelungen oder Maßnahmen auftreten, denen sie dann folgen müssen?

»Ein TCMS insgesamt hat Vorteile. Allerdings bedeutet die Implementierung immer auch ein wenig mehr Dokumentationsaufwand. Ein Mehraufwand, den man vor allem auch in der Anfangszeit hat, wenn man ein Tax CMS implementiert. Welches jetzt aber im Fall der Fälle auch vor der Finanzverwaltung Bestand hat.«

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Foto: swa/Thomas Hosemann
Windmill on the country side landscape

»Wir machen mehr Prüfschritte, das kostet letztlich mehr Zeit, aber dafür sind wir jetzt sicherer.«

Hat die Implementierung von Impero einen langfristigen Wert für sie gehabt. Im Vergleich zu dem, was es vorher war ohne Impero?

»Im Vergleich dazu können wir sagen, dass wir Kontrollen oder Prüfpunkte, die wir durchführen wollen, automatisch abfragen und dokumentieren können. Wir können jetzt Prüfungen vornehmen, die vorher so in der Form nicht durchgeführt wurden.«

»Wir machen mehr Prüfschritte, das kostet letztlich mehr Zeit, aber dafür sind wir jetzt sicherer. Daher kann ich sagen, dass wir hier Prozesse implementiert haben, die Fehler vermindern oder bestenfalls ausschließen. Wenn doch noch Fehler vorhanden sind, dann können wir darlegen, dass wir grundsätzlich einen Prozess haben, der funktioniert. Das ist der Vorteil, den uns das TCMS jetzt insgesamt bringt.«

»Es bringt meinen Kollegen Sicherheit.«

Würden Sie jetzt sagen, dass das, was Ihnen und Ihren Kollegen eventuell an Stress erspart geblieben ist, sich nun positiv auf das Team ausgewirkt hat?

»Es bringt meinen Kollegen Sicherheit, wenn Sie wissen, es gibt z.B. mehr geregelte 4-Augen-Prozesse.«

Haben Sie ein Beispiel, wo Impero einen Wert geschaffen hat?

»Es ist für mich wichtig als Kontroll- und Dokumentationstool und als Darstellung für unsere Risiken und Kontrollen in einer übersichtlichen Form. Mittlerweile ist es auch möglich, dass Veränderungen bei den Risiko-Kontrollmatrizen abgebildet werden können. Diese Dokumentationsfunktion ist für uns ebenfalls extrem wichtig.

Dann der Punkt der automatisierten Erinnerungen, die die jeweiligen Nutzer bekommen. Eine Aufforderung, dass Sie bitte ihre Aufgaben erledigen oder was sie genau erledigen sollen. Grundsätzlich kann ich die Frage daher mit Ja beantworten.«

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Möchten Sie sehen, was Impero für Sie tun kann?

Ob es nun darum geht, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, in denen Sie jemanden um Informationen bitten, die Gewissheit zu haben, dass Ihre Compliance-Prozesse richtig sind, oder die Zeit zu haben, Daten zu analysieren und nicht nur zu sammeln – es gibt unzählige geschäftliche Vorteile, wenn Sie Ihr Compliance-Management von Tabellenkalkulationen auf Software umstellen. 

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